Списанию материалов должно предшествовать их оприходование

Вопрос поступил на линию консультаций Информационной Аналитической Системы «1С:Консалтинг. Стандарт» в марте 2010 года

[О ИАС 1С:Консалтинг.Стандарт] [Рассылки] [Линия консультаций] [Примеры использования] [Обновления] [Технические требования] [Диагносты] [Конструкторы]

Практически каждый бухгалтер сталкивался с ситуацией, когда подотчетное лицо приобрело по одному авансовому отчету большое количество материальных ценностей (например, канцтоваров). Соблазн сразу же списать материалы на счета учета затрат (например, на сч. 26 "Общехозяйственные расходы"), без их оприходования по счету 10 "Материалы", велик. Однако следует помнить, что стремление бухгалтера упростить учетный процесс может повлечь для организации неблагоприятные последствия.

Отвечает специалист проекта Информационная Аналитическая Система «1С:Консалтинг. Стандарт»: аудитор Елена Сигаева

Списание материалов сразу на счета учета затрат, минуя счет 10 "Материалы", не является корректным и влечет для организации определенные риски.

Во-первых, если организация является плательщиком НДС, налоговые органы могут предъявить претензии в отношении правомерности применения налогового вычета по материалам, учтенным без оприходования на счет 10. В соответствии со ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Российской Федерации, после принятия на учет указанных товаров, а также при наличии соответствующих первичных документов. Если же материалы списываются на затраты минуя счет 10, то с формальной точки зрения получается, что они не были оприходованы. Следовательно, право на вычет НДС в таком случае отсутствует.

Во-вторых, отражение приобретенных материалов на счетах учета затрат является нарушением методологии бухгалтерского учета, поскольку в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) материалы сначала должны быть оприходованы, а лишь затем списаны. Кроме того, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, по дебету счета 26 отражаются расходы для нужд управления. Материалы же списываются на счет 26 с кредита счетов учета производственных запасов. Для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива и т.п. ценностей предназначен счет 10.

Поэтому налоговые органы могут расценить действия бухгалтера как грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов (ст. 120 НК РФ), которое влечет взыскание штрафа в сумме 5000 руб. если деяния совершены в течение одного налогового периода, либо в сумме 15 000 руб. если деяния совершены в течение двух или более налоговых периодов.

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения представляет собой отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Таким образом, во избежание указанных негативных последствий рекомендуем:

первоначально отразить поступление материалов по сч. 10 "Материалы";
далее списать стоимость материалов на затратные счета (20, 25, 26, 44), учитывая способы оценки МПЗ, закрепленные в учетной политике для целей бухгалтерского учета:
по средней себестоимости,
по себестоимости каждой единицы,
способ ФИФО (п. 16 Положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

Заметим, что в налоговом учете предусмотрены четыре способа оценки МПЗ:

метод оценки по стоимости единицы запасов;
метод оценки по средней стоимости;
метод оценки по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);
метод оценки по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Первые три – аналогичны способам, используемым в бухучете в настоящее время. Метод ЛИФО использовался в бухучете ранее, но с 2008 г. не применяется (Приказ Минфина России от 26.03.2007 № 26н). Поэтому, выбирая его для целей налогообложения прибыли, следует учитывать необходимость отражения в учете разницы по ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

оформить отпуск материалов в производство требованием-накладной по форме № М-11 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).